كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية

ستساعدك هذه المقالة على التواصل بشكل أفضل وكتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية.

تعد رسائل البريد الإلكتروني من بين وسائل التواصل الأكثر استخداماً في العالم. فهي سريعة وفورية وتسمح لك بالتفاعل مع جميع أنواع الشركات داخل وخارج الحدود الوطنية. في العمل قبل كل شيء، تتطلب كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية بالطريقة الصحيحة مهارات معينة، وكونها حالة مهنية من الضروري عدم ارتكاب الأخطاء من أجل ترك انطباع جيد عنك وعن شركتك.

ستجد في هذا المقال ما يلي:

• قواعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية
• التنسيق الصحيح للاستخدام
• أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية

قواعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية

لكتابة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية بالطريقة الصحيحة، لا ترتجل! اقرأ النصائح التالية لتجنب الوقوع في الأخطاء الجسيمة التي قد تؤثر على نجاح الرسالة الإلكترونية منذ لحظة استلامها.

الموضوع

الموضوع هو أول معلومة يطلع عليها متلقي الرسالة الإلكترونية، وإذا تمت كتابته بشكل غير صحيح أو غير واضح، فقد يدفع القارئ إلى حذفها دون حتى فتحها! لذلك من المهم إعطاء رسالة واضحة ودقيقة، منذ البداية، تشير إلى المحتوى أو سبب الكتابة في كلمتين أو ثلاث كلمات تجذب انتباه المتلقي.

الأسلوب

على عكس العديد من اللغات الأخرى التي تتطلب جملاً طويلة معقدة في سياق الكتابة الرسمية، فإن اللغة الإنجليزية موجزة للغاية وتفضل الجمل القصيرة والتركيب البسيط. احرص على تقسيم النص إلى فقرتين أو ثلاث فقرات - فهذا يمكّن القارئ من رؤية النقاط الرئيسية بسرعة.

صيغ المجاملة

عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية، فأنت لا تستخدم لغة أخرى فحسب، بل أنت تدخل أيضاً ثقافة أخرى ذات عادات مختلفة. يولي الأنجلوسكسونيون بشكل عام اهتماماً كبيراً بصيغ المجاملة والامتنان، لذلك لا تنسى أبداً أن تضيفها.

تحقق من البريد الإلكتروني

لا ترسل أبداً رسالة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية دون أن تعيد قراءة ما كتبته. فالأخطاء النحوية أو الكتابية شائعة جداً حتى في لغتك الأم، لذا في اللغة الإنجليزية يمكن أن ترتكب الأخطاء بسهولة أكبر. إن إعادة التدقيق في ما كتبته هي خطوة بسيطة يمكن أن تمنعك من الظهور بمظهر غير مهني وقبل كل شيء مهمل.

التوقيع

تأكد من ضبط رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لتنتهي بجميع المعلومات المهمة عنك، بما في ذلك:

• الاسم واللقب
• المسمى الوظيفي
• تفاصيل نسبية عن شركتك (الاسم، العنوان..)
• رابط موقع الشركة

شكل البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية

• مقدمة مقدمة
• متن النص
• خاتمة

مقدمة مقدمة

اعتمادًا على نوع العلاقة التي تربطك بالشخص الذي تكتب إليه، هناك طرق مختلفة لبدء رسالة البريد الإلكتروني، ولكن يجب أن تبدأ أي رسالة بريد إلكتروني دائمًا بتحية. في حالتنا الخاصة كونها رسمية، فإن الخيارات الأكثر ملاءمة هي:

• عزيزي السيد/السيدة/السيدات/السيدات (لقب المتلقي، مثل السيد بلاك)
• عزيزي السيد/السيدة (إذا كنت لا تعرف اسم المتلقي) أو بشكل عام "إلى من يهمه الأمر"

بعد التحية الأولية تحتاج إلى جملة تمهيدية تشير بوضوح إلى سبب الكتابة وتتفق مع موضوع الرسالة الإلكترونية. قدِّم نفسك بإيجاز (النصوص الطويلة غالباً ما تثني الناس عن قراءتها)، ثم تابع بجملة:

• أكتب إليك بخصوص... (موضوع البريد الإلكتروني)
• أكتب إليك بخصوص... (موضوع البريد الإلكتروني)
• أكتب إليك بخصوص...

إذا كنت تكتب رسالة إلكترونية لإرسال معلومات، يمكنك البدء بإحدى الجمل التالية

• أكتب إليكم لأخبركم...
• يسعدني أن أخبركم... (إذا كنت تنقل أخباراً جيدة)
• يؤسفني أن أخبركم بأن... (إذا كنت تنقل أخباراً سيئة)

إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني تلقيتها، يمكنك أن تقول

• أكتب ردًا على...
• أكتب ردًا على...
• أكتب لأشكرك على... (إذا كنت تريد شكر المتلقي)

نص النص

لا توجد صيغ تقليدية لكتابة نص النص لأن ذلك يختلف باختلاف وظيفة ما تريد إيصاله. من المفيد إعداد مسودة أولية ومن ثم المضي قدماً في إجراء أي تصحيحات.

القواعد العامة هي أن يتم تقسيم النص إلى فقرات قصيرة تتجنب الاختصارات والمختصرات، والتي يمكنك استخدامها، على العكس من ذلك، عند كتابة رسالة بريد إلكتروني غير رسمية إلى العائلة والأصدقاء.

بناءً على نوع الرسالة التي ترسلها، هناك طرق مختلفة لكتابة دعوة أخيرة قبل إنهاء البريد الإلكتروني، مثل:

• أتطلع إلى أن أسمع منك قريبًا
• شكرًا لك مقدمًا
• لمزيد من المعلومات، لا تتردد في الاتصال بي
• يرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة
• شكرًا لاهتمامك

خاتمة خاتمة

الطريقة الأكثر شيوعًا لإنهاء رسالة البريد الإلكتروني هي

•  
• مع أطيب التحيات
• مع أطيب التحيات
• مع أطيب التحيات تفضلوا بقبول فائق الاحترام (إذا بدأت البريد الإلكتروني بـ "سيدي/سيدتي/سيدتي" لأنك لا تعرف اسم المستلم)
• مع خالص تحياتي مع خالص تحياتي

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية

دعونا نرى كيف يتم كل هذا عمليًا.

مثال 1: التأخير في تسليم طلبية

الموضوع: تأخير في التسليم

عزيزي السيد باسكال،

يؤسفنا إبلاغك بأننا لن نتمكن من احترام الموعد النهائي المتفق عليه مسبقًا لتسليم طلبك. لقد حذرنا موردنا اليوم من أنهم يواجهون مشاكل في التوريد، مما سيؤدي إلى تأخير في سلسلة الإنتاج لدينا. نحن نعتمد على تفهمكم ونشكركم على صبركم.

يرجى قبول اعتذارنا.

مع أطيب التحيات،

...

مثال 2: الرد على إعلان عن وظيفة

الموضوع: وظيفة محرر محتوى الويب

سيدي/سيدتي،

بالإشارة إلى إعلانكم عن الوظيفة في xxx، أود أن أتقدم بطلبي لشغل وظيفة محرر محتوى الويب في شركتكم.

لقد تخرجت في علوم الاتصال في جامعة xxx وعملت لعدة سنوات في وكالة رقمية كأخصائي محتوى. وأعتقد أن مهاراتي وخبراتي تتماشى مع متطلبات المنصب الوظيفي. سأكون سعيدًا بتقديم نفسي في مقابلة، مما سيتيح لكم تقييم أفضل لتوظيفي المحتمل.

يرجى الاطلاع على نسخة من سيرتي الذاتية المرفقة. أتطلع إلى تلقي رد منكم.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

...

مثال 3: إرسال كتالوج منتج

الموضوع: كتالوج منتج جديد

عزيزتي السيدة تشابمان،

بناءً على طلبك، أرسلنا لك مؤخرًا كتالوجنا الجديد. نحن مقتنعون بأنه سيمكنك من الاطلاع على جودة منتجاتنا. سيتصل بك وكيلنا المحلي قريبًا لترتيب اجتماع في اليوم والوقت الذي يناسبك من أجل مناقشة بالتفصيل كيف يمكن أن تكون منتجاتنا مفيدة لاحتياجات شركتك.

لمزيد من المعلومات، لا تترددي في الاتصال بنا.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

...

إذا كنت ترغب في تحسين لغتك الإنجليزية والتحسن في كتابة رسائل البريد الإلكتروني، ابحث عن دورة اللغة الإنجليزية التي تناسب احتياجاتك.

تم اقتباس هذا المنشور من مدونة WSE إيطاليا: Come Scrivere Email In Inglese Esempi